Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „MerKalku“ sowie damit verbundene Leistungen zwischen der IntelligenzWerk UG (haftungsbeschränkt), Schmalzgasse 4, 75228 Ispringen, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 759441, vertreten durch den Geschäftsführer Jérôme Machire (nachfolgend „Anbieter“), und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“).

(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertrag mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB kommt nicht zustande.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

(4) Bei Widersprüchen zwischen den Vertragsdokumenten gilt folgende Rangfolge: erstens das individuelle Angebot bzw. die Auftragsbestätigung, zweitens die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, drittens diese AGB.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die webbasierte Software „MerKalku“ zur KI-gestützten Kalkulation von Reinigungsdienstleistungen (Software-as-a-Service) für die Dauer des Vertrags über das Internet zur Nutzung bereit.

(2) „Kundendaten“ im Sinne dieser AGB sind alle vom Kunden in die Software hochgeladenen Inhalte, die von ihm hinterlegten Stammdaten und Parameter sowie die für ihn erzeugten Ergebnisse (insbesondere Kalkulationen und Angebotsunterlagen).

(3) Der konkrete Funktionsumfang und die Vergütung ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung des Anbieters.

(4) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg des Kunden (z. B. den Gewinn von Aufträgen oder Ausschreibungen).

(5) Geschuldet ist, dass die Software Kalkulationen und Auswertungen auf Basis der vereinbarten Funktionen, der hinterlegten Parameter und der Eingaben des Kunden nach dem Stand der Technik erzeugt. Durch künstliche Intelligenz erzeugte Ergebnisse sind ihrer Natur nach probabilistisch; ein Mangel liegt nicht vor, soweit einzelne Ergebnisse trotz vertragsgemäßer Funktionsweise der Software inhaltlich von der tatsächlichen Sachlage abweichen. Systematische oder reproduzierbare Fehlfunktionen der Software sind Mängel; die Mängelrechte des Kunden bleiben insoweit unberührt.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und Funktionen zu ändern oder zu ergänzen, soweit dies aufgrund technischer Weiterentwicklung, aus Sicherheitsgründen oder wegen geänderter rechtlicher Anforderungen erfolgt und der Vertragszweck hierdurch nicht gefährdet wird. Wesentliche Einschränkungen des vereinbarten Funktionsumfangs kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen im Voraus in Textform an; in diesem Fall kann der Kunde den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung in Textform kündigen.

(7) Allgemeine Anpreisungen und Beispielrechnungen in Werbematerialien, auf der Website oder in Präsentationen ohne konkreten Bezug zum Vertrag sind keine Beschaffenheitsangaben. Individuelle Zusagen und Vereinbarungen bleiben unberührt und haben Vorrang. Garantien im Rechtssinne übernimmt der Anbieter nur, wenn er sie ausdrücklich als Garantie bezeichnet.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots des Anbieters durch den Kunden in Textform (z. B. E-Mail), durch beiderseitige Unterzeichnung eines Auftrags oder durch Freischaltung des Zugangs nach Bestellung zustande.

(2) Mit Annahme des Angebots bzw. Abgabe seiner Bestellung bestätigt der Kunde, dass er als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB handelt.

(3) Die Pflichten nach § 312i Abs. 1 Satz 1 Nummer 1 bis 3 und Satz 2 BGB sind abbedungen.

§ 4 KI-Einsatz; Prüfpflicht des Kunden

(1) MerKalku erstellt Kalkulationen und Auswertungen unter Einsatz von künstlicher Intelligenz. Die Ergebnisse sind Arbeits- und Entscheidungshilfen und können im Einzelfall unvollständig oder fehlerhaft sein.

(2) Der Kunde wird sämtliche durch die Software erzeugten Ergebnisse (insbesondere Kalkulationen, Preise und Angebotsunterlagen) vor deren Verwendung gegenüber Dritten durch fachlich geeignetes Personal auf Plausibilität und offensichtliche Unrichtigkeit prüfen. Die Verantwortung für abgegebene Angebote und daraus resultierende Verträge des Kunden mit seinen Auftraggebern liegt beim Kunden. Gesetzliche Mängelrechte des Kunden bleiben unberührt.

(3) Verwendet der Kunde Ergebnisse ohne die nach Abs. 2 gebotene Prüfung, ist dies bei der Bemessung etwaiger Schadensersatzansprüche als Mitverschulden (§ 254 BGB) zu berücksichtigen.

(4) Die Software nutzt zur Erbringung der Leistungen KI-Dienste von Drittanbietern als Unterauftragsverarbeiter; derzeit erfolgt die KI-Verarbeitung über Microsoft Azure OpenAI mit Datenverarbeitung in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Der Anbieter ist berechtigt, die eingesetzten KI-Modelle und Anbieter zu wechseln oder zu aktualisieren, sofern das vertraglich geschuldete Leistungsniveau insgesamt gewahrt bleibt und sich die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht wesentlich verschlechtert; § 15 Abs. 1 gilt auch nach einem Wechsel. Ein Anspruch auf den Einsatz eines bestimmten Modells oder einer bestimmten Modellversion besteht nicht.

(5) Die Software kann kundenspezifische Lern- und Optimierungsverfahren einsetzen, die ausschließlich auf Daten des jeweiligen Kunden beruhen und ausschließlich diesem Kunden zugutekommen. Eine kundenübergreifende Nutzung von Kundendaten sowie deren Nutzung zum Training von KI-Basismodellen des Anbieters oder Dritter findet nicht statt.

(6) Im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) nimmt der Anbieter die Rolle des Anbieters des KI-Systems ein, der Kunde die Rolle des Betreibers. Die Parteien unterstützen sich bei der Erfüllung der jeweils anwendbaren Pflichten. Setzt der Kunde KI-generierte Inhalte gegenüber Dritten ein, beachtet er etwaige eigene Kennzeichnungs- und Transparenzpflichten.

§ 5 Verfügbarkeit, Wartung und Support

(1) Der Anbieter erbringt die Leistungen mit einer Verfügbarkeit von 98 % im Monatsmittel am Übergabepunkt (Ausgang des Rechenzentrums, in dem die Software gehostet wird). Die Verfügbarkeit berechnet sich als Verhältnis der Gesamtminuten des Kalendermonats abzüglich der Ausfallminuten zu den Gesamtminuten des Kalendermonats. Ein Ausfall liegt vor, wenn die Software oder ihre Kernfunktionen (insbesondere die Erstellung von Kalkulationen) am Übergabepunkt nicht nutzbar sind; Störungen eingesetzter Dienste von Unterauftragnehmern gelten als Ausfall, soweit der Anbieter sie nach Abs. 2 zu vertreten hat. Die Verfügbarkeitszusage ist eine Beschaffenheitsangabe und keine Garantie im Rechtssinne.

(2) Als verfügbar gelten Zeiten geplanter Wartung nach Abs. 3 sowie Zeiten, in denen die Software aufgrund von Umständen nicht erreichbar ist, die der Anbieter auch unter Berücksichtigung des § 278 BGB nicht zu vertreten hat (insbesondere höhere Gewalt oder Störungen von Kommunikationsnetzen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters). Die gesetzlichen Rechte des Kunden bei Mängeln der Software bleiben unberührt.

(3) Geplante Wartungsarbeiten werden mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail an die vom Kunden hinterlegte Adresse angekündigt, nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und umfassen höchstens acht Stunden pro Kalendermonat. Bei Gefahr im Verzug, insbesondere zur Abwehr von Sicherheitsrisiken, ist eine kürzere Ankündigungsfrist zulässig; die Dauer wird auf das Wartungskontingent angerechnet. Darüber hinausgehende Wartungszeiten gelten als Ausfallzeit.

(4) Der Kunde meldet Störungen unverzüglich in Textform an den Anbieter.

(5) Der Anbieter nimmt Störungsmeldungen und Supportanfragen per E-Mail an Werktagen (Montag bis Freitag, mit Ausnahme gesetzlicher Feiertage in Baden-Württemberg) entgegen und bearbeitet sie innerhalb angemessener Frist. Bestimmte Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten schuldet der Anbieter nur bei ausdrücklicher Vereinbarung eines Service Level Agreements.

§ 6 Datensicherung

(1) Der Anbieter sichert die in der Software gespeicherten Kundendaten regelmäßig durch automatisierte Datensicherungen.

(2) Unabhängig davon obliegt es dem Kunden, seine Kundendaten in dem von der Software angebotenen Umfang regelmäßig zu exportieren und zusätzlich zu sichern.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde wird

• Zugangsdaten geheim halten, vor dem Zugriff Dritter schützen und eine Weitergabe an Dritte unterlassen,
• nur Inhalte hochladen, an denen er die erforderlichen Rechte besitzt,
• keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) hochladen,
• die Software nicht missbräuchlich, rechtswidrig oder zur Beeinträchtigung Dritter nutzen.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass in hochgeladenen Dokumenten enthaltene personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitet werden dürfen.

(3) Der Kunde stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden oder auf von ihm hochgeladenen Inhalten beruhen, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung, es sei denn, der Kunde hat die Rechtsverletzung nicht zu vertreten.

§ 8 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die im Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung ausgewiesenen Preise, einschließlich einer etwaigen einmaligen Onboarding- bzw. Einrichtungsgebühr. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die laufende Vergütung ist, soweit nicht anders vereinbart, monatlich im Voraus fällig. Die Zahlung erfolgt nach Wahl des Kunden per Überweisung auf Rechnung oder per SEPA-Lastschrift. Rechnungen werden elektronisch übermittelt. Bei SEPA-Lastschrift wird die Vorabinformation (Pre-Notification) mindestens einen Kalendertag vor Fälligkeit übermittelt; der Kunde sorgt für ausreichende Kontodeckung.

(3) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen.

(4) Gerät der Kunde mit einem Betrag in Verzug, der mindestens einem monatlichen Entgelt entspricht, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software vorübergehend zu sperren, wenn er die Sperrung zuvor in Textform angekündigt und eine Nachfrist von mindestens sieben Kalendertagen gesetzt hat. Während der Sperrung stellt der Anbieter dem Kunden dessen Kundendaten auf Anforderung entsprechend § 10 Abs. 2 bereit. Die Sperrung wird nach vollständiger Zahlung unverzüglich aufgehoben; die Zahlungspflicht des Kunden bleibt von der Sperrung unberührt.

(5) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen, rechtskräftig festgestellten oder entscheidungsreifen Gegenforderungen aufrechnen; dies gilt nicht für Gegenforderungen, die mit der jeweiligen Hauptforderung in einem Gegenseitigkeitsverhältnis stehen. Zurückbehaltungsrechte stehen dem Kunden nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

(6) Preisänderungen werden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mitgeteilt und werden frühestens zum Ende der jeweiligen Laufzeit wirksam, bei unbefristeten Verträgen frühestens sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung. Der Kunde kann den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung in Textform kündigen; hierauf weist der Anbieter in der Änderungsmitteilung hin.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

(1) Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung. Ist nichts vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail).

§ 10 Datenexport und Löschung bei Vertragsende

(1) Der Kunde kann seine Kundendaten während der Vertragslaufzeit über die von der Software angebotenen Exportfunktionen selbst exportieren.

(2) Auf Anforderung, die dem Anbieter innerhalb von 30 Kalendertagen nach Vertragsende zugehen muss, stellt der Anbieter dem Kunden dessen Kundendaten einmalig unentgeltlich in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (z. B. CSV oder JSON, Dokumente ggf. als PDF) bereit. Weitergehende Unterstützungs- oder Migrationsleistungen erfolgen gegen gesonderte Vergütung.

(3) Nach Ablauf der Frist nach Abs. 2 und, im Fall fristgerechter Anforderung, nach Bereitstellung der Daten ist der Anbieter zur Löschung der Kundendaten einschließlich der kundenspezifischen Lern- und Optimierungsdaten nach § 4 Abs. 5 berechtigt und, soweit datenschutzrechtlich geboten, verpflichtet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 11 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, die Software für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Eine Weitervermietung oder Überlassung an Dritte ist unzulässig. Der Kunde wird die Software nicht zurückentwickeln, dekompilieren oder disassemblieren; die Rechte aus § 69e UrhG bleiben unberührt.

(2) Die Kundendaten stehen dem Kunden zu. Der Anbieter darf sie verarbeiten, soweit dies zur Vertragserfüllung einschließlich der kundenspezifischen Verfahren nach § 4 Abs. 5 erforderlich ist.

§ 12 Mängelrechte

(1) Der Kunde zeigt Mängel der Software unverzüglich in Textform an und unterstützt den Anbieter in zumutbarem Umfang bei der Fehleranalyse.

(2) Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist.

(3) Eine Minderung der Vergütung durch Abzug vom laufenden Entgelt ist ausgeschlossen; der Kunde kann eine berechtigte Minderung durch Rückforderung des zu viel gezahlten Betrags geltend machen.

(4) Das Selbstvornahmerecht des Kunden nach § 536a Abs. 2 Nr. 2 BGB ist ausgeschlossen; das Recht nach § 536a Abs. 2 Nr. 1 BGB bleibt unberührt.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Arglist sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, das heißt solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf; in diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.

(4) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.

(5) Ein Mitverschulden des Kunden, insbesondere die Verwendung von Ergebnissen ohne die nach § 4 Abs. 2 gebotene Prüfung, ist nach § 254 BGB zu berücksichtigen.

(6) Bei einfach fahrlässig verursachtem Verlust von Kundendaten ist die Haftung auf den Aufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer Wahrnehmung der Exportobliegenheit nach § 6 Abs. 2 für die Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre. Dies gilt nicht, soweit der Verlust auf einer Verletzung der Sicherungspflicht des Anbieters nach § 6 Abs. 1 beruht oder soweit dem Kunden eine Sicherung der betroffenen Daten nicht möglich war.

(7) Vertragliche Schadens- und Aufwendungsersatzansprüche des Kunden gegen den Anbieter verjähren in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht für Ansprüche nach Abs. 1, für Rückforderungsansprüche nach § 12 Abs. 3 sowie für Ansprüche aus der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder aus dem Datenschutzrecht; insoweit gelten die gesetzlichen Fristen.

(8) Die Haftungsbeschränkungen und -ausschlüsse nach Abs. 2 bis 4 und 6 gelten nicht in den Fällen des Abs. 1.

§ 14 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie als vertraulich gekennzeichnete Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie ausschließlich zur Durchführung des Vertrags. Dies umfasst insbesondere hochgeladene Ausschreibungsunterlagen, Kalkulationen und Preisstrukturen des Kunden.

(2) Diese Pflicht besteht für die Dauer von drei Jahren nach Vertragsende fort. Gesetzliche Pflichten zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) bleiben unberührt.

§ 15 Datenschutz

(1) Das Hosting der Software erfolgt in Rechenzentren in Deutschland; die KI-Verarbeitung erfolgt gemäß § 4 Abs. 4 in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien bei Vertragsschluss eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die Bestandteil des Vertrags wird und auch die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (einschließlich Hosting- und KI-Dienstleister) sowie das Verfahren bei deren Wechsel regelt.

(3) Einzelheiten zur Datenverarbeitung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

§ 16 Höhere Gewalt

(1) Keine Partei haftet für die Nichterfüllung ihrer Pflichten (ausgenommen Zahlungspflichten), soweit diese auf höherer Gewalt beruht, insbesondere Naturkatastrophen, Krieg, Epidemien, behördlichen Anordnungen, Arbeitskampf, Ausfällen von Energie- oder Telekommunikationsnetzen außerhalb des Einflussbereichs der betroffenen Partei sowie Cyberangriffen, die trotz angemessener Schutzmaßnahmen nicht abgewehrt werden konnten. Die gesetzlichen Rechte des Kunden bei Mängeln der Software bleiben unberührt.

(2) Dauert das Ereignis länger als 60 Kalendertage an, kann jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen.

§ 17 Referenznennung

Der Anbieter darf den Kunden unter Verwendung von Name und Logo als Referenzkunden auf seiner Website und in Marketingunterlagen nennen. Der Kunde kann dieser Nennung jederzeit in Textform mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

§ 18 Änderungen dieser AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aufgrund von Änderungen der Gesetzeslage oder Rechtsprechung, technischer Weiterentwicklung oder der Einführung neuer Funktionen erforderlich ist und die Änderung weder die Hauptleistungspflichten betrifft noch das Verhältnis von Leistung und Entgelt zulasten des Kunden verändert; Preisänderungen richten sich ausschließlich nach § 8 Abs. 6. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als genehmigt; auf diese Rechtsfolge weist der Anbieter in der Mitteilung gesondert hin. Widerspricht der Kunde, kann der Anbieter den Vertrag ordentlich kündigen, bei befristeten Verträgen mit Wirkung zum Ende der Laufzeit.

§ 19 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen oder hat er seinen Sitz außerhalb der Bundesrepublik Deutschland, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.

(3) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform übertragen; § 354a HGB bleibt unberührt. Der Anbieter ist berechtigt, den Vertrag mit allen Rechten und Pflichten auf ein mit ihm verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger zu übertragen. Die Übertragung wird dem Kunden mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden in Textform angezeigt; der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden außerordentlich kündigen.

(4) Individuelle Vertragsabreden haben stets Vorrang vor diesen AGB (§ 305b BGB). Im Übrigen bedürfen Änderungen und Ergänzungen des Vertrags der Textform.

(5) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.